Politique de Confidentialité

Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements
personnels, la Société d’histoire de Montarville (SHM) s’est dotée d’une politique pour
assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels qu’elle recueille,
détient, utilise ou communique concernant ses membres.

Cette politique vise à faire connaître nos pratiques quant aux renseignements personnels
que nous recueillons lorsque vous adhérez comme membre, lorsque vous vous procurez un
produit et/ou un service ou lorsque vous visitez notre site internet.

Portée de la politique

Cette politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements
personnels dans le secteur privé, ainsi que de ses amendements.

Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une
personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

La SHM ne recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels
qu’avec votre consentement et qu’aux fins ci-dessous identifiées, sauf si la loi l’exige ou
l’autorise autrement. Pour tout autre usage de vos renseignements personnels, votre
consentement sera demandé.

Les renseignements personnels que nous recueillons sont uniquement ceux qui sont
nécessaires à la prestation de nos activités et de nos services ainsi qu’aux fins identifiées à
la présente politique, notamment :

• l’adhésion ou le renouvellement d’adhésion comme membre auprès de la SHM :
  nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel;
• l’inscription à la liste d’envoi de nos membres pour les informations sur nos activités
  comme les conférences ou toute autre information susceptible d’intérêt pour les
  membres;
• les communications entre la SHM et ses membres par voie de courriel ou autre;
• l’achat de certains produits et services en ligne.

Nous prenons des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements
personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.

Les mesures de sécurité

Tous les renseignements personnels recueillis sont sauvegardés dans des emplacements
sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés, dans la mesure du possible, au
Québec. Nous prenons les moyens raisonnables pour nous assurer que vos renseignements
personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente politique.

Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de notre
personnel bénévole dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès, et ce pour la durée
de leur mandat. Le personnel bénévole autorisé est adéquatement formé pour assurer la
protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.

La SHM conserve les renseignements sur les anciens membres, sans en garantir
l’exactitude. Toutefois, nous veillons à la destruction ou à l’anonymisation des
renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour
lesquelles ils sont recueillis sont accomplies, c’est-à-dire que les renseignements personnels
ne permettent plus de les identifier, directement ou indirectement.

Outre les membres du personnel bénévole de la SHM dont les fonctions rendent nécessaire
l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir
accès à vos renseignements personnels :

• les bénévoles dont les tâches rendent nécessaire un tel accès dans le cadre des
  activités organisées par la SHM;
• certains fournisseurs de services pouvant avoir ponctuellement accès à vos
  renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est
  strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. La SHM s’assure
  que dans l’entente de service conclue avec chacun de ces fournisseurs, les usages
  des renseignements personnels qui leur seraient transmis soient conformes aux
  cadres juridiques en vigueur.
  

Nous ne communiquons jamais vos renseignements personnels à des tiers, à l’exception
des personnes mentionnées au paragraphe ci-dessus, à moins d’avoir obtenu votre
consentement.

Nous ne vendons notre liste de membres ou de clients à aucune entreprise ni ne
l’échangeons avec quiconque.

Liens vers les sites externes

Le site internet exploité par la SHM peut contenir des liens vers des sites externes (de tiers
ou de partenaires) qui ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. La
SHM ne sera en aucun cas responsable des usages des renseignements personnels opérés
par les sites web tiers.

L’accès à vos renseignements personnels

Nous permettons à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis
et détenus par nous de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui serait
inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par écrit avec la personne
responsable ci-dessous identifiée.

Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de
renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de
retirer votre consentement pourrait nous empêcher de continuer à vous fournir les services
que vous avez demandés ou de vous transmettre l’information sur nos activités.

Plainte

Dans un objectif de maintenir et d’améliorer la qualité de ses services, la SHM offre la
possibilité à toute personne d’exprimer tout commentaire ou son insatisfaction à l’égard de la
confidentialité et de la protection des renseignements personnels qu’elle recueille, détient,
utilise ou communique.

Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la
personne responsable ci-dessous identifiée. La plainte devra indiquer les éléments suivants:

• Nom et prénom
• Adresse postale
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel
• Motifs de la plainte
  

Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. La personne responsable accusera
réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception et
répondra dans les trente (30) jours de la date de réception de la plainte.

Personne responsable de l’application de la loi et du traitement des plaintes
Président(e) du conseil d’administration
Société d’histoire de Montarville
Courriel : info@shmontarville.org

Modification de la politique

La présente politique pourra être modifiée par la SHM en tout temps. Les modifications à la
présente politique entreront en vigueur dès leur affichage.

mise à jour le 26 mars 2024